重庆对外经贸学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 学校公文是指学校党政工作部门在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。
第二条 本办法适用于学校机关职能部门（直属单位）公文及上级来文。
第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 学校的机关职能部门（直属单位）负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条 学校党政办公室主管学校的公文处理工作，并指导机关职能部门（直属单位）的公文处理工作。
第八条 学校机关职能部门（直属单位）应当指定专人负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第九条 学校的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第十条 学校机关职能部门（直属单位）的公文种类主要有：
（一）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（二）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（四）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（五）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（六）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（七）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下排列。
（四）发文机关标志。学校党委、行政的版头分别为“中共重庆对外经贸学院委员会文件”“重庆对外经贸学院文件”；党政联合行文时，使用学校行政的版头，学校机关职能部门（直属单位）公文按照党委和行政序列，分别选择党委和行政的版头。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。一般用3号方正仿宋_GBK字体。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。一般用3号楷体字。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋简体，编排于红色分割线下空两行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用3号方正仿宋_GBK字体，编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号（对于上行文，原则上只有一个主送机关）。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号方正仿宋_GBK字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两格，回行顶格。文中结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋_GBK字体加粗标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。“附件”二字用3号方正仿宋_GBK字体加粗，附件名称用3号方正仿宋_GBK字体。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。一般用3号方正仿宋_GBK字体，编排于正文（或附件说明）下空两行右空四字。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。一般用3号方正仿宋_GBK字体，编排于发文机关署名下一行右空四字。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号方正仿宋_GBK字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。一般用4号方正仿宋_GBK字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，成品尺寸为210mm×297mm。一般使用纸张定量为60g／m2～80g／m2胶版印刷纸或复印纸，纸张白度在80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5~9.5。
第十四条 页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37±1mm，下白边为35±1mm，订口（左白边）为28±1mm，右白边为26±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
第十五条 行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心（公文第一行字顶格编排在版心左上角，最后一行字必须沉底到版心下边缘），特定情况可以作适当调整。
第四章 行文规则
第十六条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十七条 学校对外行文由党政办公室统一办理，各部门、单位不得对外正式行文。
第十八条 学校机关职能部门（直属单位）行文处理校内日常事务时，按如下规定执行：
（一）属于学校机关职能部门（直属单位）职权范围内的事务，可由部门自行行文或联合行文。重要行文应同时抄送党政办公室。部门联合行文应当明确主办部门。
（二）学校机关职能部门（直属单位）之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。如擅自行文，学校将责令纠正或撤销。
第十九条 “请示”应当一文一事；原则上主送一个上级部门，如有需要应当抄送相关部门。“报告”不得夹带请示事项。
第二十条 学校各部门、单位向学校呈送的“请示”“意见”和“报告”，须统一报送党政办公室，由党政办公室负责按程序登记，并分送有关校领导审查和签署处理意见，必要时须由主管校领导会签或学校领导集体讨论决定。
除学校领导直接交办的事项外，不得以本部门、本单位的名义直接向主管校领导个人报送“请示”“意见”和“报告”。
第五章 公文办理
第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十二条 收文办理主要程序是：
（一）签收。党政办公室对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。
上级部门通过办公OA系统传达到各部门、单位以及由学校领导或部门开会所带回的文件应及时交党政办公室签收办理或存档。
（二）登记。党政办公室应当对公文的主要信息和办理情况做详细记载。
（三）拟办。由党政办公室负责人对公文进行认真阅读分析，提出处置意见，送有关领导阅知办理。
（四）批办。有关领导提出处置意见。
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定相关部门处理。
批办性公文应当提出处置意见转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）承办。有关部门按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
（七）催办。党政办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。
（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关部门。
第二十三条 发文办理主要程序是：
（一）拟制。公文的拟制要符合国家的法律、法规及上级有关部门和学校的有关规定。
1.内容要情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
2.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
3.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
4.公文中的数字，除行政公文的成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词汇的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
5.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学校协调或裁定。
6.上行文提前两天上传至OA系统，下行文提前一天上传至OA系统。
（二）复核。党政办公室对来文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等，需作实质性修改的，应当报原签发人复审。
（三）签发。经复核的公文送党政办公室主任会签后送有关领导签发。
各部门拟制的需要以学校名义上报或下发的公文，必须由部门主要负责人审核并在办公OA系统上通过或在发文签上签字，凡内容涉及到两个部门以上，要求各部门负责人、分管校领导进行会签后再送学校主要领导签发。
以学校名义制发的下行文或平行文，一般事务由归口分管校领导负责签发，重要文件由校长、书记签发。
（四）核发。对复核后的公文，党政办公室应当再次对公文的文字、格式进行检查并确定发文字号、分送范围和印制份数。
（五）印制。公文印制必须确保质量和时效。
（六）下发。公文印制完毕应及时送到学校领导并下发到相关部门。
第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件。部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。部门个人不得保存应当归档的公文。
第二十五条 拟制、修改和签发公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
第六章 公文管理
第二十六条 学校公文分为校级公文和机关职能部门（直属单位）公文两类。校级公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（详见附件1）；机关职能部门（直属单位）公文版式（详见附件2）。
第二十七条 学校的文件由党政办公室统一印发，各部门、单位专职或者兼职公文管理人员要按发文字号分类管理、保存、归档。非特殊原因外，党政办公室不予补发。
第二十八条 各部门、单位应当建立健全本部门、单位公文管理制度。党政办公室负责定期检查各部门、单位的文件管理工作。
第二十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学校党政办公室负责人和综合档案室负责人联合签署批准后方可销毁。
第三十一条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十二条 秘密公文不得随意带出，如遇特殊情况，需要借阅，须履行相关手续，且不能翻印。
党政办公室机要秘书应对标有密级的公文定期进行清理，清退。绝（机）密级公文按规定按时退回上级有关部门。其它秘密公文，由党政办公室机要秘书妥善保管，除需留存归档备查外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。
销毁标有密级的公文，经领导批准后，由两人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
遗失秘密公文，要认真进行查处并及时向上级发文机关和学校保密委员会办公室写出书面报告。
第三十三条 部门、单位合并时，全部公文应当随之合并管理。部门、单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校综合档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第三十四条 本办法由党政办公室负责解释。
第三十五条 本办法自2022年7月8日起执行。2013年5月20日发布的《重庆师范大学涉外商贸学院公文处理办法（试行）》停止执行。
附件：1.校级公开发文格式（行政公文）
2.校级公开发文格式（党委公文）
3.校属职能部门（直属单位）发文格式
4.校属职能部门（直属单位）发文代字
5.重庆对外经贸学院发文签
位置：