为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到科学化、规范化。
一、文件的管理原则
文件的管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等项工作。管理好文件是办公室的重要职责。一个单位、一个部门文件管理得好坏，直接关系到这个单位和部门的文件处理工作的效率和效果。因此，办公室主任要格外重视文件管理工作，并安排专人负责这项工作。担负文件处理任务的人员，一定要认清文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法，管理文件既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利保密。实践表明，文件管理工作必须遵循以下原则：
（1）统一渠道，集中管理；
（2）科学管理，方便使用；
（3）建章建制，严格保密。
二、文件的管理方法
1.定位管理法
把送阅、送办的文件取回后按照预先规定好的位置将文件存放起来，即所谓定位管理。具体办法是按文件长、宽制作适当厚度的文件盒（塑料盒或自制的夹板纸盒均可），并将所有文件名称按一定的规律（参考收文登记簿类目）分别标注在盒上，把文件柜分上半年与下半年两个或几个使用期，柜内再用横挡板分出层次（中央级、省级、市级、本单位等）。然后依文件盒标清的名称，本着由上到下的等级饮序，将盒放在柜内相应的层次，运转回来的文件，分层次按序入位。
2.跟踪管理法
在文件管理过程中，为利于查找和保密，要准确掌握文件流向。主要措施就是做好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记”办法。
“日记”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用文件跟踪单记录。
文件跟踪单呈卡片形式，每一类型的文件跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文件、内刊，省委文件、内刊，省政府文件、内刊，市委文件、内刊，市政府文件、内刊分别放在各自的盒子里。清文收回后，跟踪单自行作废。
3.卡片管理法
在文件管理工作中，为了便于查找，文件可采取编制“文件卡片”的形式进行管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本机关、单位文件内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文件信息储存起来，加以科学的分类，将同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供可利用的信息。“文件卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。
编制文件卡片应注意以下几种情况：
（1）凡遇到按文件标题填写不合逻辑时，要按照实际情况更改标题。例如有些统计表，往往是上级直接统一印发的，标题往往用“全国xxx统计表”，这类表格如果用在县级单位时，其标题就应改写成“xx县xxx统计表”。
（2）遇到无标题或以文件名称作标题的文件，则要根据文件的内容拟制一个简明确切的标题。
（3）有的文件虽有标题，但要加上一个副标题才比较确切，使人一目了然。这时，需加上一个副标题。
（4）对文字太长的标题，在不影响文件原意的情况下，可以适当简略，使人一看就懂。
卡片分类后，要根据一定的方法固定类内每张卡片的前后次序和排列的位置，保持文件之间的历史关系，使之有规可循，有目可查。每个单位每年所编制的卡片格式标准要一致，这样才不会失散，同时又便于查找利用。文件卡片的排列主要是属类与小类内文件卡片的排列，可按类→属类→小类（问题）→年度→作者→时间的顺序排列。这样排列，同一性质的文件集中在一起，便于迅速、准确、完整、系统地集中在一起，便于迅速、准确、完整、系统地查找。在同一年度里，卡片排列的次序习惯是：先上级后平级再下级；先党委后行政；先领导机关后业务部门。卡片经过排列，位置固定后放进卡片柜，并设属类、小类（问题）或年度、作者等的索引卡，最后拟写一个“查阅须知”。这样基本上既能避免文件保管、利用的混乱现象，同时又保证了文件卡片的编制质量，使“文件卡片”这项检索工具更好地起到为领导当好参谋和助手的作用。
4.文件的制度管理法
机关、单位要建立文件借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。
建立文件借阅、传递、归档制度，一般包括下列内容：
（1）建立文件借阅簿，是指把各种文件分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查找。
（2）借阅文件要注意以下几点：
①认真。无论何人、何故、何时借阅文件或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上一丝不苟地履行登记、签字手续。
②严密。规定借阅时间，控制“密级”文件阅知范围。特别对标有“密级”文件的外借，要随时请示领导，借出前当面交代注意事项。
③勤查。对所管理的文件一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，发现问题需及时、主动上报，求得迅即解决。
（3）列明本簿所属文件仅供何人何时借阅。
三、文件的存放
文件的存放，是指对各类文件的放置和保管。存放文件要做到保管妥善，查找方便。
根据存放需要，办公室应购置坚固、适用的设备存放文件。存放地点最好单设一室，门窗要牢固。平房最好加装铁栏，房门装上铁皮。文件装具可用文件夹、档案盒等。目前，办公室多数购置了铁皮柜，不要把暗锁号码明写在标号纸上。柜内放置文件，最好要用装具盛装，不要散放，并在装具上标明文件类别，以利查找。
保管文件要分门别类，有条理。分类保管的具体办法是：
（1）按文件制发机关分类。
（2）按文件办理情况分类。
（3）本机关、单位发文要将存档件和余存件分别存放。
（4）保存文件的盒子、夹子、封筒内，都要同时装入文件目录，供使用时记载。文件用后要放入原盒，不得乱放，以便查找时，一问便知，一找就有。
位置：