一、拟办文件范围
文件的拟办是指对来文的处理，提出初步意见，供领导批办时参考。
机关、单位的收文，并非全部需要拟办。对于以往明确固定颁发范围和处理办法的文件，以及一般性简报、刊物、资料等，可以按已有的规定和惯例分发处理。需要拟办的文件，主要有以下三种：
（1）上级机关、单位主送本机关、单位并需要贯彻落实的文件；
（2）本机关、单位所属部门或下级机关、单位主送本机关，单位的请示性文件；
（3）平行机关、单位或不相隶属机关，单位主送本机关、单位需要答复的文件。
另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告，虽然不需办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。
拟办工作是一项很重要的工作，它是发挥办公室主任在文件处理中的参谋助手作用，节省领导工作时间的有效措施。
二、拟办意见的提出
拟办的直接结果是形成报办意见，即拟请领导批示的文件。应先由办公室进行详尽研究，提出处理恕见，并附以有关参考资料和背景材料。拟办意见可提出几种方案并分别说明利弊，供领导抉择。
拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和机关、单位工作效率有直接影响。为此，就要努力吃透所要拟办文件的内容和需要解决的问题，根据不同问题、不同要求和不同情况，分别提出具体的切实可行的拟办意见。
（1）对上级机关、单位主送本机关、单位并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及送哪些领导和部门阅知的意见。对上级下发的阅知性文件，也应根据文件内容提出分发意见。
（2）对本机关、单位所属部门及下级机关、单位主送本机关、单位的请示性文件，要根据所请示的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面比较广，内容又比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见，不要按一个模式都写成“请xxx同志阅示”、“请xxx同志批示”。
（3）在处理请示性文件时，常常会遇到多头主送、越级上报的问题，应根据不同情况分别处理。对多头主送的请示，要看请示的问题是否属于本机关职责范围，如确属本机关、单位职责范围的事，应按来文机关、单位的请示提出拟办意见；对不属本机关、单位职责范围的事，可不写拟办意见，只分送有关领导阅知。对越级上报的请示性文件，一般不予处理。属重大紧急的，亦应提出拟办意见。对抄送本机关，单位的请示性文件，一般不需提出拟办意见，分送有关领导和部门阅知即可。
（4）对平行机关、单位和不相隶属的机关、单位主送本机关、单位并需答复的商洽性文件，要根据文件所提出的需要办理的事项、商洽的问题，提出应由哪位领导审批或由哪一部门承办和如何办理的拟办意见。
（5）对请示的问题，需要几个部门承办的来文，在提出拟办意见时要写明主办部门或主办人，并请主办部门牵头与其他部门商办。
（6）对一些难以提出拟办意见，或认为所提意见没有把握时，应先与来文机关、单位或有关部门联系商洽，确有把握时再提出拟办意见，以免所提拟办意见不准而造成公文旅行。
（7）对承办部门提出处理意见后转回来的文件，应根据承办部门所提意见和要求再次提出拟办意见。
（8）提拟办意见要注意政策把关。
（9）拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，书写要工整，并且简明扼要，使人一目了然。拟办意见要写在“文件处理单”上，切不可在文件上随意乱写。
（10）为使领导准确地批办，拟办意见要随同有关资料、政策依据和背景材料一并呈送，供领导批办时参考。
三、认真阅读、了解来文
办公室主任要对来文提出恰当的拟办意见，首先要认真阅读文件，全面了解文件。不能看看文头，瞅瞅文尾，就提出拟办意见。一般地说，阅文时要弄清下面几点：
（1）看清楚来文的主送和抄送机关，了解该文件的来龙去脉，掌握已发或应发哪些领导和部门。
（2）根据文件标题和内容，确认来文是请示性文件还是报告性文件，文件中提出了什么问题，是否需要办理。
（3）对请示性文件，要弄清由谁或哪个部门承办，应由哪位领导人批示，需要哪些领导和部门阅知。
（4）弄清文件的密级和急缓程度。对来标明时限要求的，要根据文件的实际内容，判定时限要求，以便分清急缓，避免误事。对标明绝密的文件，要按绝密文件的处理规定办理。
位置：