一、传阅的含义
传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。它是解决文件数量少而应阅人员多的矛盾的方法。有时为了使领导之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法、意见态度，也采用传阅方法。因此，传阅也是机关、单位领导处理文件和事务经常采用的一种方式。这项工作在文件处理工作中占有很重要的地位。
传阅文件，实际上已经成为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。
二、传阅的好处
在文件处理过程中，常常会遇到只有一份或几份的文件，而应当阅文件的人数很多的情况。对于这种情况一般可以采取两种方法解决。一是复印，同时发给应传阅的人员和部门。这种方法往往受到一些限制。因为有些重要文件，密级高，不准复印。准许复印而可同时分送者，有时也有一定局限。如：有时因领导之间的意见不能直接交流，常常出现不一致的情况。办公室还得将不同意见集中后再传阅，才能解决意见不一致的问题，影响文件及时处理。二是传阅，由办公室主任按照文件的内容和领导的批示，将文件依次送给有关领导和部门阅知、阅办。这个办法简便易行，便于管理，利于保密，适用于各级机关、单位。
三、传阅的范围
机关、单位需要传阅的文件较多，一般地说，凡须送几位领导和部门阅批但份数少又不允许复印和翻印的文件，均属于传阅文件之列，主要包括以下几种：
（1）上级机关、单位的指导性文件或重要会议文件。
（2）需要几位领导共同批办的文件，包括下级机关、单位的请示，上级机关、单位有关部门专项业务文件，以及本机关、单位制发的需要会签的文件等。
（3）机关、单位领导在文件上有重要批示，需其他领导和部门阅知、阅办的文件。
（4）重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。
四、传阅的要求
（1）文件传阅的顺序，一般应先送给机关、单位的主要領导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象。
（2）所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。
（3）文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。
（4）每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
大中型机关、单位设有“阅文室”，凡属传阅的文件，由文书人员送到阅文室。用“阅文通知单”通知有关人员到阅文室看文件。
五、传阅的方法
各级机关、单位的办公室每天都有大量的文件需要在各位领导和部门之间传阅。特别是在较大机关、单位，各类传阅文件交织在一起，有刚刚接收需要传阅的文件，有流程未完需要继续传阅的文件，有急需办理的传阅文件，也有供领导参阅的传阅文件，常常使办公室工作人员疲于奔命。因此，办公室主任组织好文件传阅就需要行之有效的办法。目前，各级机关、单位文件传阅，主要使用以下几种办法。
1.分送传阅法
分送传阅法是由办公室负责文件处理的办公室主任和专职负责传阅的人员，将需要传阅的文件直接送给应阅人员。其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。应阅人相互之间不横传文件，均由办公室主任和专职人员采用一送一退的办法直接传阅。
2.集中传阅法
这种传阅办法就是利用机关、单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的办公室主任来承担。为了不影响领导学习和开会，传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的文件，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。利用会议传阅文件，可使那些急而短的文件很快得到处理。
3.设立阅文室法
有条件的机关、单位，应建立机要阅文室，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文人员在阅文后应在传阅单上签名，便于管理人员掌握谁已经看了，谁还没有看，防止漏阅。
4.横传法
横传法又称“接力式传阅”。即文件从办公室送出后，第一应阅人阅后再传至第二应阅人，传阅文件像接力棒一样逐次传递，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。这种传阅方式走的是直线，减少了中间环节，因此可以加快传阅速度。其缺点是容易失控，只有在特殊情况下，比如时间紧迫、阅文人办公地点又比较近时，方可进行横传。横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室主任及时掌握文件的去向。
5.回传法
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导通报，这个倒流传阅的过程称做回传。回传是文件传阅工作中的一种重要的不可缺少的形式。
6.专传法
由专人将传阅文件送给传给有关领导审批的过程称为专传。这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下使用：一是特急件，二是绝密件。指定执行专传任务的人应是头脑清楚、办事谨慎的办公室主任，他的职责是严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅签，坐等领导阅完后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，同时，又可以缩小知密范围，确保文件的绝对安全。
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