一、印章的颁发与启用
一般由使用机关或单位派专人到颁发机关领取印章。颁领双方要当面检验印章,然后由颁发机关将印章密封加盖密封标志后由领取人出具收条带回。
印章带回机关成单位后,由办公室负责人拆封检验,然后指定专人保管,将印章正式启用后方可使用。
印章是在机关被正式批准成立后,由上级机关颁发,并经批准持上级机关证明信,到当地公安部门指定的刻章单位刻制。经过验收合格的印章,应登记,盖好印鉴,以备查考。颁发印章时,应严格履行颁发手续,特别是颁发正式印章时,要郑重其事,安全可靠;颁发其他印章,也要按程序办理。
印章在正式颁发启用前,应按印章制发权限由上级机关或代管机关发正式启用通知。启用通知的范围一般以该印章使用范围而定。为了防止伪造,要做印模留底并报上级主管机关备案。国家行政机关和企事业单位、社会团体的印章,如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时,应及时送交印章制发机关封存或销毁,或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。
单位印章具有法定权威性,严禁伪造印章或使用伪造印章,违者将受到法律的惩处。如发现伪造印章或使用伪造印章者,应及时向公安机关或印章所刊名称单位举报。
二、印章的管理
印章的管理,要注意如下事项。
1.严格管理,健全制度
国家行政机关和企事业单位、社会团体必须建立健全印章管理制度,加强用印章管理,严格审批手续。未经本单位领导批准,不得擅自使用单位印章。印章的保管要按照规定办理,正式印章、专用印章、钢印和领导人名章等都应指定由机要主任或政治上可靠的人员保管。按照保密要求,保管者不得委托他人代盖印章,更不能自己随意将印章带出办公室,或交他人拿走使用。应将印章存放在安全、有保密设施的地方,尽量做到专柜保管,没有专柜,也要在存放印章的地方装上牢固的锁。有条件的机关、单位,最好放在保险柜里,随用随取随锁。各级办公室都应备有用印登记册,主要登记用印章时间、用印章的部门或个人、用印章的事由、用印章的数量、用印章批准人、用印章经手人、监印人等。登记册要妥善保存,以便日后核查
2.严格审批程序
严格审批程序包括三个方面。
(1)严格手续,按规定的制度办事。原则上盖哪一级机关的印章,应由哪一级负责人批准。批准应有文字手续,并在用印章登记表上注明;文字批准手续和用印章登记,要妥善保存备查。有些纯属日常事务不涉及重大事宜的,单位领导人可授权保管印章的人员具体掌握。有固定格式的外出介绍信,可经有关领导一次批准,
盖一本或若干本的印章,交有关处,室,科负责人具体掌握,存根要归档。
(2)对所盖印章的文字内容必须认真审阅,尤其是对一些特别情况使用印章,更要审阅清楚。如需要经办人亲手盖章,不让印章管理人经手,必须有领导人明确批示,并登记清楚,否则不能用印章。
(3)盖出的各种印章,必须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。公文盖印章要盖在单位署名的中间,不可压住正文。盖印章时,握法要标准,印泥(油)要适度,用力要均匀,落印章要平衡,使字形清晰,以求庄重、美观和有效性。