一、拟稿、审核与签发
1.拟稿
拟稿，是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。
文件拟稿一般一次形成，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。
一个机关、单位或部门制发文件，是在两种情况下形成的：一种是被动制文，就是针对本机关、单位收文而被动形成的文件，如对下级请示的批复，对平级或不相隶属的机关、单位来函商洽工作、询问事项的复函，应上级要求所作的报告，等等。这类发文可视为收文处理工作的继续。另一种是主动制文，就是根据本机关、单位工作需要而主动形成的文件，向上级的请示、报告，向下级部署工作的决定、通知、命令、指示，向平级机关、单位商洽、询问事项的公函，等等。
这里仅对拟稿时或拟稿后应该掌握或注意的问题作一简要说明。
（1）在文稿前边要用公文稿头纸。一般机关、单位都备有公文稿头纸，拟稿时一定要逐项填写清楚。公文稿头纸的格式，一般包括：标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、联系电话、单位领导签署、有关部门会签及签发等。
（2）文件发放范围要写得明确、具体。一股有两种情况：一种情况是单称单位，即发给一个或几个单位，可以把单位名称明确写出。另一种情况是全称单位，即发给全部所属各个地区、各个部门。
（3）拟稿人要把与形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据都附在文稿后面。
（4）批转报告也是发文的一种形式。一般在拟好报告文稿的同时，代拟批语，然后将报告稿和批语文稿一并送领导机关、单位核发，不必像一般工作报告那样先将报告编号、打印，经领导机关、单位领导指示后才另加批语，以免费时误事。
（5）主管部门拟以领导机关、单位名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。文稿要几经审核，修改校对，打印再校对后才能送审。
2.审核
审核，是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
审核要做到“六查”：
（1）查是否需要行文，以什么名义行文。
（2）查文稿内容与法律、法规和政策以及上级机关、单位的有关规定是否一致，与平行机关、单位和本部门已有的规定是否矛盾。
（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。
（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。
（5）查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。
（6）公文格式是否符合规定。
3.签发
签发，指机关、单位领导对文稿的最后审定，签字发出。
签发是文件形成的最后一个关键性环节。文件经过领导核准签发后即生效。签发人是代表一级党委、政府或机关、单位部门行使权力的，对文件从政治到文字上都负有完全责任，应以高度的责任感行使好这一权力。
签发前的文稿是草稿，一经签发即成定稿，立即生效。
（1）在具体操作中，公文签发的原则如下：
①按职权划分的原则。由于领导人工作上有分工，因而只对自己职权范围内的有关文件有签发权。
②集体负责的原则。对于某些有关全局的长期性、关键性文件，必须由领导班子集体讨论、通过，共同负责，最后由主要领导人签发。
③授权代签原则。当文件法定签发人因公外出或因其他原因不能签发，可以授权或委托其他领导人代为签发，事后再送法定签发人阅知。一般性的事务文件，但又必须以领导机关、单位的名义发文时，也可委托办公厅（室）负责人代签。
④加签原则。凡欲以业务主管部门名义发出的文件，原则上应由业务部门负责人签发。但当文件内容涉及方针、政策等重大问题时，应送主管领导人审阅后加签。
⑤会签的原则。当文稿内容涉及两个以上业务主管部门的职权范围时，必须经相关部门的负责人共同协商，并在发文稿纸的“会签”栏内签署具体的核准意见。
会签后的文稿，有两种发布形式：一是以业务主管部门的名义联合发文；二是以领导机关、单位的名义发文。以业务主管部门名义联合发文，会签后即成定稿；以领导机关、单位名义发文，会签后仍是草稿，经机关、单位领导人签发后才能成为定稿。
（2）签发的程序。先审后签，是各级领导在签发文件时必须坚持的操作程序。签发人对自己核准的文件从政治内容到文字都要负完全责任，如果未经过目就签字同意，那是很危险的，也就失去了“签发”的实际意义。领导人在签发前审阅的重点有以下几点。
①看是否需要行文，该以谁的名义行文。关于是否需要行文，应该掌握的原则是：可发可不发的公文坚决不发；凡在会议上已经部署了的工作，或在报刊上已经发布过的公文，除印制少量供存档的文本外，一般不再重复行文；凡是能够通过口头汇报、请示或可以当面协商解决的问题，不要行文。
②看是否符合国家的法律、法规及是否有与上级机关的同类文件不协调或相抵触的地方，做到准确、严谨、滴水不漏。
③看是否需与有关部门、地区协商、会签，是否经主管部门负责人先行审核，是否经办公室审核、登记。如发现文稿内容涉及其他部门的职责范围或相关地区的管理权限，且又没有协商、会签时，应暂不签发，责成主办单位组织协商、会签后再送审。
④审阅文稿时要尊重主办单位或拟稿人已经付出的劳动，只要文稿在大的方面没有问题，就不必吹毛求疵。但如发现有问题需作重大修改时，就不要迁就，甚至可以推倒重来。
（3）签发的格式。签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期三项，缺一不可。
①核准意见要具体。常见的核准意见有：“同意印发”、“打印发出”、“抄清后发”等。如果认为文稿还应送其他领导审阅，应写明“请xxx同志审阅后印发”。在实际工作中，有的领导人习惯于用“圈阅”的形式代替签发。按照规定，圈阅是有条件的。“圈阅”，指审批文件的领导人阅毕文件后，在送阅、送审单内自己的姓名周围画一个圆圈，把自己的姓名圈在中间，表示对文件内容已阅知或同意。有的在画圈的同时还引一条直线至空白处，再签上自己的姓名和圈阅时间。过去，不少有关公文处理的教科书都把“圈阅”视为不负责任，明确反对。但在实际工作中，仍有不少领导人习惯于圈阅。由于圈阅并没有签署具体意见，个别不负责任的领导人事后往往推托说：“圈阅只表示我知道，但并不表示我同意。”据此，《国家行政机关公文处理办法》首次对“圈阅”赋予了特定含义：“审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。”
②主批人与其他审批人。
主批人——对文件内容负主要责任的领导人，不能圈阅了事，必须签署具体批准意见。
其他审批人——对文件内容承担次要责任的其他领导人，在没有不同意见（即同意主批人意见）的前提下，才可以圈阅。
③签发人姓名要写全。有的领导人在签发公文时，只写姓，不写名，或写名不写姓，甚至仅写一字母，一个代号，让人猜测，或引起误解，都是应当避免的。
④签发日期不缺项。签发日期应年、月、日都有，有的领导人却习惯于写月、日而不写年份，时间一长，就会影响对文件生效日期的认定和查考。
核准意见、签发人姓名、签发日期均应写在专用发文稿纸左上侧“签发”栏内，不要直接写在文稿首页或尾页空白处，以利立卷归档。
总之，那种只签核准意见不签名，或只签名不写核准意见，甚至以画圈代签发，都是不允许的。
二、缮印与校对
（1）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。
（2）校对，指将文件的誉写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
三、用印、登记与封发
（1）用印，是指在完成的文件上加盖机关、单位印章。在用印时要注意以下几点：
①文件用印时，必须以机关、单位领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后方能用印。
②文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。
③文件用印一定要与制发文件的机关、单位或部门相一致。
④要核实份数，超过份数的不能盖印。
（2）登记，一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。
（3）封发，指对准备发出的文件进行分装和发送。封发时应注意以下几点。
①分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。
②邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。机关、单位的名称要写全称或者通用的简称。
③发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用糨糊或胶水封实，不要用书钉钉封，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。
④文件装封后，应及时发送。
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