一、接待工作的定义
所谓接待，是指在人类社会中，接待主体为了政治、经济、文化和社会发展的需要而进行的人际交往，是运用一定的物质和精神手段，为接待客体提供符合礼仪的服务行为的过程。
接待工作是指各种组织在公务、商务、民间活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动，是秘书机构的一项经常性的事务工作。
接待工作的基本要素包括：来访者、来访意图、接待者、接待任务及接待方式等。
接待工作最重要的一环就是接待方式，接待方式的不同直接导致了其所进行事务的成败，可以说接待工作发展到今天，在党委政府、各行各业，乃至家庭都占据了十分重要的位置。
传统观念往往把接待工作视为一般的后勤工作，认为接待部门的主要任务只是负责安排具有一定级别的来宾的吃、住、行，亦即通常所说的“迎来送往”，仅此而已。然而在改革开放的新形势下，接待工作的内涵更加丰富，具有鲜明的政治、经济、文化、外交等内容，尤其在国家间、省市间的交往接待中，这方面的特点体现得更加明显。
与此同时，接待工作的外延也不断拓展，呈现出三大特征：
一是服务对象广。不再仅仅是为领导服务，而且涵盖了政治、经济、文化等诸多领域。具体内容上，包括接待的总体构成、形象设计、程序安排、人员安排、个性与层次的定格等等，必须做到内容与形式统一，讲究合理性。
二是工作范围大。接待工作已拓展到社会各个领域和阶层，覆盖面广，服务量大。
三是接待队伍多。过去只需数名人员依托政府下属招待所为基地做好接待就可以了，现在除了各级党政机关接待部门外，几乎所有的机关企事业单位里都有专职（或兼职）的接待机构或接待人员负责接待任务。接待工作已成为一项系统的社会性的工作。
二、接待工作的地位
接待工作是机关企事业单位工作中的一项重要组成部分，具有十分重要的地位。这一点，集中体现在它紧紧围绕经济建设这个中心上，体现在能够切实地发挥服务的功能与窗口的作用上。因此，在改革开放的新形势下，接待工作要上水平，就需要对接待工作进行科学的定位。
第一，接待工作是机关企事业单位的一项重要工作。随着改革开放的不断深化，不论是沿海城市，还是内陆城市，内外交往日益频繁，接待工作的范围和任务，由过去简单的后勤生活安排向接待多元化的方向转化。正是这种新形势的需要，各地、各单位普遍设有专门的机构，至少有专门兼职的接待人员，这是接待工作具有重要地位和作用的一个鲜明标志。因此，各地、各单位对接待工作给予了极大的关注和关心，在机构、人员、装备、经费等方面给予充分的保障。各级领导也十分重视接待工作，不仅从组织上、思想上，以及具体工作上加强领导和指导，而且身体力行，在各种重要的接待活动中积极充当“第一接待员”，以他们的实际行动改变着少数人对接待工作的偏见和轻视。
第二，接待工作在经济社会发展中处于公关枢纽的特殊地位。在改革开放的新形势下，接待工作的服务对象不再仅仅是为领导服务，而且涵盖了政治、经济、文化等诸多领域，工作范围也拓展到社会各个领域和阶层，覆盖面广，服务量大。如带政治性质的缔结友好城市的会谈；属经济性质的各类经贸洽谈会、招商引资会；属文化性质的各类艺术节等。接待部门在这些活动中处在一个公关和中介的地位。接待工作的过程是信息传递、情况交流集中的过程，利用接待的空间宣传推介本地的政治、经济、文化等情况，介绍风土人情、自然资源，沟通相关信息，充当媒介。正因为如此，接待工作逐步成为政治、经济、文化交往中不可缺少的特殊载体。它不是中心但联系中心；它不是全局，但影响全局，在经济社会发展中，处于公关枢纽的特殊地位。
第三，接待工作部门是各类接待中的牵头部门。过去，经济较落后，接待工作量不大，多是一些迎来送往的、礼仪性的、吃住行的事务上的工作，因此，接待工作多由接待部门一家来承担。随着经济社会的发展，接待工作的空间迅速扩大，接待频率高了，规模大了，规格高了，内涵和外延都丰富扩大了，一些全市性、全国性的活动，仅靠接待部门一家是难以完成的，必须有相关部门、单位的积极参与和密切配合，才能共同做好接待服务工作，保障活动的顺利进行和圆满完成。
三、接待工作的作用
接待工作的地位决定了接待工作的作用，特别是在新形势下，接待工作已成为一个地区改革开放和经济社会发展的重要桥梁和纽带，接待水平对经济社会发展的促进作用越来越大。
第一，接待是展示形象的窗口。由于接待工作本身的特殊性，接待工作者往往代表着一个城市的形象。这是因为，各地宾客来到当地，首先接触的是接待人员，给来客的第一印象就是接待工作。在接待的全过程中，客人自始至终主要与接待人员接触，接待人员的一言一行便无形中代表了一个城市的形象，客人通过接待人员了解一个城市。因此，接待人员的形象，是一个城市内外形象的具体体现。这就需要建立一支高素质的接待队伍，培养一批合格的接待人员。接待人员要熟悉市情，对本地的人文地理、风土人情、地域优势、资源优势、产业优势、区位优势应该了如指掌；要熟悉接待工作的程序和技巧，在接待工作中，既突出重点，又统筹兼顾；既真诚热情，又不铺张浪费；既周到细致，又保持效率。
第二，接待是友好交往的桥梁。城市与城市之间、部门与部门之间、企业与企业之间是一种互惠互利、优势互补、相互依存、相互促进、共同发展的关系。在这个方面，接待工作者可以起到很大的作用。有人说接待工作者就是一个关系网、外交家，这是有道理的。接待工作者长年累月地迎来送往，结识了许许多多来自四面八方、各行各业的朋友，可以说接待工作者的朋友遍天下。事实上，这是一种宝贵的关系资源，如能恰到好处地利用，就能更好地为本地的经济建设服务。
第三，接待是信息传播的渠道。在信息时代，一个客人就是一个信息源。接待工作者接待客人的过程就是信息沟通的过程。接待人员如能“上心”，主动和客人接触，了解政治信息、经济信息和其他方面的重要信息，保存和积累各个地区和每一位宾客的资料，建立起一个内容丰富的信息资料库，并通过筛选，及时把一些有价值的信息反馈给有关领导和部门，就能为领导决策提供依据，当好参谋。
第四，接待是发展经济的媒介。接待工作者在接待中提供热情、周到、细致的服务，可以产生情感效应，使服务对象产生信任感和回报感。接待工作做好了，树立起了良好的形象，八方宾客就会纷至沓来，必然会推动城市休闲旅游、餐饮、酒店、购物、娱乐等第三产业的发展。而第三产业的发展，又将带动能源、交通、通讯事业的发展，进一步改善投资环境，吸引更多的科技成果、信息和人才，从而使二、三产业“比翼齐飞”，形成良性循环，推动经济社会的全面发展。
总之，由于接待工作的窗口、桥梁、渠道和媒介作用而产生的接待效应，会直接或间接地出效益、出成果、出资源。为了发挥好这一特殊的作用，我们必须按照市场经济的需要，不断改进接待工作，挖掘其更大的潜力，使其创造更大的效益。
位置：