一、下达接待通知
按照接待方案，认真准确地通知相关领导和各有关接待单位做好接待前的准备工作：
1.通知参加接待的相关领导、工作人员和单位。包括要通知警卫、交警、新闻媒体记者、解说员、译员、参观点、宾馆等。内容包括：时间、地点、接待对象及人数、着装要求。
2.通知承担接待任务的宾馆、酒店。预订客房、会见厅、餐厅，并详细了解接待周边环境；订制会标、导向牌，并认真审查其内容；告知接待规格和标准，确定工作用餐方式。
3.通知承担接待任务的各参观点。告知客人抵达的准确时间及具体要求，如来宾看什么点、路线安排、停留时间，介绍的重点内容，是否准备座谈地点，是否合影等。
下达接待通知过程必须认真记录，凡接待场地或参加接待的领导不落实的，需及时上报、协调，并根据调整后的情况，再次通知，直到落实。
二、检查落实接待任务
按照接待方案的要求，对各项准备工作，特别是接待场地、设施、车辆等，逐项检查落实是做好接待工作的重要环节。检查的内容大致包括：
1.住地检查。住地是否安全、卫生、舒适，并落实对住宿的特殊要求。
2.餐饮检查。落实用餐标准和方式，落实工作用餐时间、餐厅人员、菜谱、食品卫生检疫等。
3.车辆检查。对车辆进行专项检查，确保安全无故障，车内要保持清洁、无异味。
4.保障检查。包括会议室、会见厅及住地保障系统（水电、冷暖气、热水、电视、宽带、音响系统等）的检查。
5.礼仪检查。对接待人员的仪表、言谈行为礼仪和服务技能进行考核和考察。
6.人员检查。对参加重要接待任务的工作人员提前进行政审，对着装、仪容等进行再检查。
7.保健检查。检查医疗保健人员到位情况。
8.重点检查。重大接待，要在首长或贵宾到达之前，由上级有关领导带领相关部门人员到实地检查，检查视察线路安排是否合理，检查各参观点准备工作进展情况，包括材料简介、宣传图片、会议室、工作用餐准备情况、环境卫生和饮食卫生状况等。
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