一、交代接待任务
接待部门受领任务后，要掌握本次接待任务的基本情况和要求，做到“三个知道”：
知道客人的基本情况，如代表团名称、客人的身份（职务、级别）、人数（男、女各多少人）等；
知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具；
知道客人的活动日程、生活习惯、身体状况及其他方面的要求。
随后，接待部门召开本部门会议，传达上级领导对本次接待任务的指示和要求，并进行明确分工，责任到人。对于等级接待任务，还要加强保密教育，严守接待工作纪律。
二、制定接待方案
接待方案，是接待工作的主要文字依据，是参与接待的部门和有关人员的行为准则和办事指南，在接待工作全过程中起着规划、指导、沟通和协调的作用。接待方案的撰写，主要包括导语和正文两个部分。导语部分主要是写明客人的基本情况；正文部分主要是写明接待服务怎样具体实施，主要包括以下事项：
1.迎送安排。包括迎送客人的时间、地点，我方参与接送客人的领导和工作人员的姓名和职务，以及迎送礼仪，安排迎送人员应身份适当，人数不宜过多，视来访团组的性质及主宾的身份确定。
2.住地安排。包括客人下榻宾馆的名称及其楼栋和房间。住地安排要充分考虑到安全、卫生、方便、舒适等因素，尽可能满足客人对住宿安排的合理要求。
3.就餐安排。包括客人平时的就餐时间、地点、人数及伙食标准。
4.活动和日程安排。包括宾客活动的内容、地点、时间，尽量满足客人的合理要求。如需领导出面陪同也要写明。汇报工作、业务洽谈、参观游览等，都要写明地点、时间及接待服务要求、气象服务等。
5.警卫工作安排。按照中共中央办公厅、国务院办公厅《警卫工作规定》和省、市领导要求执行。
6.车辆安排。根据活动路线及行程，明确接待车辆和驾驶人员等。
7.会见安排。写明出席会见的领导姓名、职务以及会见的时间、地点、着装要求、双方工作人员等。
8.接待用餐安排。包括出席接待用餐的领导姓名、职务以及时间、地点、人数、规格、费用等，并写明注意事项。
9.新闻报道。如需进行宣传报道，应在接待方案中明确报道的主要媒体。
10.健全完善接待方案工作。在制定方案前，由有关部门进行实地踩点，准确计算路程，对接待过程中的细节要充分考虑，周密安排。
制定接待方案，既要事先与客人联系，充分考虑和满足客人的要求，又要结合当地实际情况和领导的指示要求。接待方案制定好后上报分管领导审批后执行。
凡重大接待，在接到接待方案后，均要印发接待《服务指南》。内容包括：日程安排、来客人员名单、我方陪同人员名单、住宿、行车安排、工作餐或自助餐安排、城市概况及各参观点简介等。内容要事先征求客人和主办单位的意见，由领导审定后印发，在客人抵达时分发。
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